AI-OCR導入の最初の仕事は「数えること」|手書き・FAX帳票のデータ化を始める前に

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製品比較から始めない

AI-OCR(帳票の読み取りAI)の検討は、製品比較から始めると長引きます。理由は単純で、自社の帳票の量と種類が分からないと、どの規模の製品が要るのか判断できないからです。最初の仕事は数えることです。

数える3つ

1. 月の枚数

処理したい帳票が月に何枚あるか。AI-OCRの料金は処理量に連動する構成が多いため、この数字が費用の桁を決めます。正確でなくて構いません。「月100枚」か「月1万枚」かが分かれば、候補は大きく絞れます。

2. 帳票の種類数

請求書だけなのか、注文書・申込書・検収書もあるのか。種類が増えるほど設定の工数が増えます。最初の導入は1〜2種類に絞り、効果を確認してから広げるのが定石です。

3. 手書きの割合

印字された帳票と手書きの帳票では、読み取りの難度が違います。手書きが多いなら、トライアルで自社の実物を読ませて確かめる工程が必須になります(FAQ参照)。

数字ができたら

3つの数字が揃うと、検討は具体化します。

1. 月100枚以下・1種類 — まず書類業務のAI化の記事で、OCR以外の道(そもそも紙をやめる・フォーム化する)と比較する価値があります
2. 月数千枚以上・複数種類 — DX Suiteのような専業製品の見積対象です。個別見積の進め方の5条件に、上の3つの数字を足して問い合わせると往復が減ります
3. どの規模でも — 読み取り後のデータがどこへ流れるか(会計ソフト・kintone・Excel)を先に決めておくと、接続の要否が見積条件に入ります

「読み取って終わり」にしない

AI-OCRは紙をデータにする工程の入口であって、目的は後工程(経費精算や契約書管理)が楽になることです。読み取ったデータの行き先まで含めて1本の工程として設計してください。

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