業務別AIプロンプト20選|会社員がコピーして使えるテンプレート集

結論

生成AIの出力が浅くなる原因は、たいてい「役割・前提・出力形式・禁止事項」がプロンプトに入っていないことです。 「要約して」だけで投げれば、業務では使えないあらすじが返ってきます。

この記事は、会社員の業務別にそのままコピーして使えるプロンプトを20個並べたものです。 { } を自分の状況に置き換えて使ってください。ChatGPT / Claude / Copilot などチャット形式の生成AIで共通に使えます。 どこから手をつけるか迷っている段階なら、先にAI業務改善の始め方を読んでください。

使う前に押さえる3つの前提

1. 出力は必ず人が確認する。 特に数値・固有名詞・日付。もっともらしく間違った値が混ざります
2. 機密情報を入力する前に組織のポリシーを確認する。 顧客名・未公開の数値・人事情報を外部AIに入力してよいかは会社のルール次第です。迷うならダミーデータに置き換えてください
3. プロンプトは一度で完成しない。 出力を見て、足りない条件を追記していく前提で使います

メール・文書作成のプロンプト(4個)

1. 箇条書きのメモから社外向けメールを作る

あなたは法人営業の担当者です。以下のメモから社外向けメールを作成してください。

【宛先】{会社名・役職・氏名}
【目的】{例:納期変更のお願い}
【メモ】{要点を箇条書きで}

【出力形式】件名 / 本文(敬体、400字以内)
【条件】
- メモにない事実・数値・日付は書かない
- 依頼事項は最初の段落に置く。時候の挨拶は不要

禁止事項がないと、AIは文章を自然にするために理由や日程を勝手に補います。

2. 送りにくい内容を角を立てずに伝える

以下の内容を、取引先に送るメールとして書き直してください。

【伝えたいこと】{例:見積もりの提出が2日遅れる}
【関係性】{例:継続取引のある発注元。担当者とは面識あり}
【避けたいこと】責任の所在を曖昧にすること、過度な謝罪で不安を与えること

【出力形式】案を2つ(A:簡潔版 / B:丁寧版)、件名つき
【条件】
- 事実 → お詫びまたは依頼 → 今後の対応 の順で書く
- 「善処します」のような曖昧な表現は使わない

お詫び・催促・断りに共通で使えます。2案出させて選ぶほうが、1案を直させるより早く終わります。

3. 長い文書を読み手に合わせて要約する

以下の文書を要約してください。

【読み手】{例:内容を知らない部長。判断だけしたい}
【使う場面】{例:会議前の事前共有}

【出力形式】
1. 結論(1〜2行)
2. 押さえるべき要点(3点まで)
3. 判断が必要な事項と、その選択肢
【条件】原文にない情報は追加しない。数値と固有名詞は原文のまま引用する

--- 文書ここから ---
{本文を貼り付け}

「読み手」と「使う場面」の有無で粒度が変わります。省くと当たり障りのない要約になります。

4. 自分が書いた文章を提出前にレビューさせる

以下は{提出先}へ提出予定の文書です。編集はせず、指摘だけしてください。

【観点】
- 結論が冒頭で分かるか
- 一文が長く読みにくい箇所
- 根拠が示されていない主張
- 二重敬語・誤用・表記ゆれ
- 受け取り手が誤解しうる表現

【出力形式】表(該当箇所 / 問題 / 修正案)
【条件】問題がなければ「指摘なし」とだけ書き、無理に指摘を作らない

最後の一文が要点です。これがないと、直す必要のない箇所まで指摘されて判断がぶれます。

会議・議事録のプロンプト(2個)

5. 会議の前にアジェンダと論点を設計する

あなたは会議のファシリテーターです。以下の会議のアジェンダを作成してください。

【目的】{この会議で何を決めるか}
【参加者】{役職・部署}
【時間】{例:45分}
【前提】{すでに決まっていること}

【出力形式】表(時間配分 / 議題 / この議題のゴール / 事前に用意する資料)
【条件】
- 「決める議題」と「共有だけの議題」を分けて明示する
- 目的に照らして不要な議題は削り、削った理由も書く

削る理由まで出させると、その会議自体が必要かどうかの検討材料になります。

6. 会議メモから決定事項とToDoを抜き出す

以下は会議中に取ったメモです。誤字・省略を含みます。

【出力形式】
■ 決定事項
■ ToDo(表:担当者 / 内容 / 期限)
■ 未決事項と次回への持ち越し

【条件】
- メモにない内容は補完しない
- 担当者・期限が不明なものは「未定」と記載する
- 各項目に、根拠となるメモの記述を1行そのまま引用する

録音した会議から作る場合は工程が別です(生成AIは音声を文字起こしできません)。手順は ChatGPTで議事録を作る手順を参照してください。

Excel・データのプロンプト(3個)

7. やりたい集計から数式を作る

Excelの数式を作ってください。

【データ】{例:A列=日付、B列=部署、C列=金額。2〜500行}
【やりたいこと】{例:営業部の当月分の合計をF1に出す}
【環境】{例:Microsoft 365版 / Excel 2019}

【出力形式】数式 / 何をしている数式かの説明 / 想定される失敗パターン
【条件】指定した環境で使えない関数は使わない。複数案ある場合は保守しやすい順に2案

列構成とバージョンを書かないと、自分の環境では動かない新しい関数を提案されることがあります。

8. 表記ゆれを洗い出して整形ルールを決める

以下はExcelの1列から抜き出した値のサンプルです。
{20〜30件を貼り付け(社名などはダミーに置換)}

【依頼】
1. 表記ゆれのパターンを分類する
2. 統一ルールの案を提示する
3. そのルールをExcelで適用する方法を、関数 / Power Query / 置換 のそれぞれで示す
【条件】判断に迷う値は勝手に変換せず、「要人手確認」として分ける

実データを渡せない場合はダミーで構いません。列構成と値のパターンが分かれば成立します。

9. 集計結果から報告に載せる示唆を作る

以下は{例:部署別・月別の売上}の集計結果です。
{表を貼り付け}

【依頼】この数値から読み取れることを、報告資料に載せる前提で整理してください。

【出力形式】
1. 事実(数値から確実に言えること)
2. 仮説(考えられる要因。断定しない)
3. 確認すべきこと(この数値だけでは判断できない点)
【条件】1と2を混ぜない。与えられた数値以外で補わない。再計算はせず記載値をそのまま扱う

事実と仮説を分けさせるのが要点です。集計自体はExcel側で確定させてから渡してください。理由は Excel業務をAIで効率化する方法で整理しています。

企画・資料作成のプロンプト(2個)

10. 制約つきで企画のたたき台を出させる

あなたは{業界}の企画担当です。以下の条件で企画案を3つ出してください。

【課題】{解決したい業務課題}
【対象】{誰のための施策か}
【制約】予算 {金額} / 期間 {期間} / 使えるリソース {人数・既存ツール}

【出力形式】案ごとに(概要 / 想定効果 / 必要なコスト / 失敗するとしたら何が原因か)
【条件】
- 制約を満たさない案は出さない
- 3案は方向性を分ける(既存業務の改善型 / 仕組み化型 / 外注型)

「失敗するとしたら」を入れておくと、社内説明で必ず聞かれる論点を先に潰せます。

11. 説明資料の構成をスライド単位に落とす

以下の内容を、{例:15分・10枚}の社内提案資料の構成に落としてください。

【聞き手】{例:決裁者。前提知識なし}
【提案内容】{要点を箇条書き}
【欲しい結論】{例:試験導入の承認}

【出力形式】スライドごとに(枚数 / 見出し / そのページで伝える一文 / 載せる要素)
【条件】
- 1枚1メッセージ。詰め込まない
- 想定される反対意見と、それに答えるページを必ず入れる

文章を書き始める前に構成だけ確定させると、作り直しが減ります。

営業のプロンプト(2個)

12. 商談前に相手の課題仮説と想定質問を整理する

{企業名}との初回商談に向けて、事前準備を手伝ってください。

【当社が提供するもの】{製品・サービスの概要}
【相手の部署・役職】{}
【判明している情報】{公開情報の範囲で貼り付け}

【出力形式】
1. 相手が抱えていそうな業務課題の仮説(3つ、根拠つき)
2. 想定される質問と回答の骨子(5つ)
3. こちらから聞くべき質問(5つ)
【条件】事実と推測を分けて書く。貼り付けた情報にない企業固有の事実を断定しない

AIは企業情報を推測で埋めます。相手先の事実確認は自分で行う前提で使ってください。

13. 商談メモから次のアクションと確認漏れを洗い出す

以下は商談後のメモです。
{メモを貼り付け}

【依頼】
1. 明示された要望と、示唆にとどまる要望を分けて抽出
2. 確認漏れの項目(予算 / 決裁者 / 導入時期 / 比較対象)
3. 次回までにこちらが用意すべきもの
【条件】メモに書かれていないことは「未確認」と記載する。受注確度の予測は行わない

「未確認」を明示させると、そのまま次回の質問リストになります。

人事のプロンプト(2個)

14. 求人票の要件を業務ベースで言語化する

以下のポジションについて、求人票に載せる業務内容と応募要件を整理してください。

【部署・役割】{}
【入社後に担当する業務】{箇条書き}
【チーム構成】{}

【出力形式】業務内容 / 必須要件 / 歓迎要件 / この職種で活躍する人の特徴
【条件】
- 「コミュニケーション能力」のような抽象語は使わず、具体的な行動で書く
- 必須要件は5項目以内。募集に用いてはならない属性(年齢・性別など)は含めない

抽象語を禁じるだけで、応募者に伝わる求人票に近づきます。法令面は人事部門の確認を経てください。

15. 1on1のメモからフィードバック案を作る

以下は部下との1on1のメモです。上司として伝えるフィードバック案を作成してください。

【メモ】{}
【本人の状況】{例:入社2年目。今期から新規業務を担当}
【伝えたい要点】{}

【出力形式】良い点 / 改善してほしい点 / 次回までの具体的な行動 / 伝え方の注意
【条件】
- 人格ではなく、行動と結果に対して書く
- 改善点は必ず具体的な次の行動とセットにする。メモにない評価を作らない

評価そのものをAIに決めさせないでください。自分の考えを言語化する補助として使う道具です。

調査・情報整理のプロンプト(2個)

16. 知らない分野の全体像を短時間で掴む

{テーマ}について、業務で判断できる程度に理解したいです。

【私の前提知識】{例:用語を聞いたことがある程度}
【目的】{例:社内提案の可否を判断する}

【出力形式】
1. 3行での概要
2. 押さえるべき用語5つと、その意味
3. 実務上よく問題になる点
4. 情報が古くなりやすい論点 / 見解が分かれる論点
【条件】断定できない事項は「見解が分かれる」と明示する。最新の数値・料金は含めない

4がそのまま、自分で裏取りすべき箇所のリストになります。数値と固有名詞は一次情報で確認してください。

17. 複数の情報源を比較表に整理する

以下の複数の情報を、比較できる形に整理してください。
{資料A / 資料B / 資料C を貼り付け}

【比較の目的】{例:社内で採用する方式を決める}

【出力形式】表(比較軸 / A / B / C)と、表の下に「情報が不足している箇所」
【条件】
- 比較軸は目的に必要なものだけを立て、5〜7個に絞る
- 資料に記載がない欄は空欄にし、推測で埋めない
- どれが優れているかの結論は書かない

「推測で埋めない」がないと、空欄が見た目上埋まってしまい、判断を誤ります。

社内問い合わせ・ナレッジのプロンプト(2個)

18. 繰り返し来る問い合わせをFAQ化する

以下は{部署}に寄せられた問い合わせの履歴です。
{問い合わせ内容を貼り付け(氏名・個人情報は削除済み)}

【依頼】
1. 内容を分類し、件数の多い順に並べる
2. 上位のものについて、FAQの質問文と回答文の案を作成する
3. FAQでは解決せず、人が対応すべき類型を分ける
【条件】回答文は社内規程を参照する形にし、規程の内容自体は創作しない

貼り付ける前に個人情報を除いてください。回答の正確性は規程の所管部署の確認が必要です。

19. 属人化している手順を引き継ぎ資料にする

以下は私が口頭で説明した業務手順です。引き継ぎ用の手順書に整えてください。
{説明を貼り付け}

【読み手】{例:この業務を初めて担当する異動者}

【出力形式】
1. この業務の目的と、失敗したときの影響
2. 手順(番号つき。使用システム・画面名を明記)
3. 例外パターンと対処
4. この説明では分からなかった点(質問リスト)
【条件】説明にない手順を推測で補わず、すべて4に回す

4の質問リストが本体です。自分では言語化できていなかった暗黙知が可視化されます。

タスク管理のプロンプト(1個)

20. 抱えている案件を分解して優先順位をつける

以下は現在抱えている業務です。優先順位の整理を手伝ってください。
{案件名 / 期限 / 関係者 / 現在の状況 を列挙}

【出力形式】
1. 着手順の案(理由つき)
2. 他者の対応待ちで自分が動けないもの(先に依頼すべき順)
3. 分解が必要なもの(初手の1アクションまで具体化)
4. 期限や前提が曖昧で、確認が必要なもの
【条件】締切だけでなく「他人を待たせている度合い」を優先度に含める。判断は代行しない

2を先に片づけると、全体の待ち時間が縮みます。優先順位の最終決定は自分で行ってください。

思ったような出力にならないときの調整点

• 前提が足りない — 相手・場面・制約を書き足す。AIは職場の文脈を知りません
• 出力形式が緩い — 「表で」「各項目3行以内で」など、形を指定するほど安定します
• 禁止事項がない — 「記載のない内容を補完しない」「推測で埋めない」は多くの業務で効きます
• 一発で終わらせようとしている — 「2番をもっと具体的に」と続けるほうが速い場合が多いです

まとめ

1. プロンプトは役割・前提・出力形式・禁止事項の4点セットで組む
2. 業務ごとにテンプレートを持ち、{ } を差し替えて使い回す
3. 禁止事項がもっとも効く。 「記載のない内容を補完しない」を口ぐせにする
4. 出力は必ず人が確認する。 数値・固有名詞・日付は特に注意
5. 機密情報の入力可否は、使う前に組織のポリシーを確認する
6. 一度で完成させようとせず、追加指示で詰めていく

AIが減らすのは「白紙から書き起こす時間」であって、内容に対する責任ではありません。

本記事は2026年8月時点の内容です。生成AIの挙動はモデルの更新によって変わるため、 同じプロンプトでも出力の傾向が変化する場合があります。